集团公司接待管理规定

第一条对外接待是公司行政事物和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，展示公司良好的公司形象，特制定本办法。

第二条本办法适用于全公司各部门。

第三条本办法规定的接待范围主要是公司、各职能部门以及各子分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

第四条对外接待原则：平等、对口、节约、周到、保密。

（一）平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

（二）对口原则。各职能部门对口接待。

（三）节约原则。内部成本效益核算。

（四）周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。

（五）保密原则。需要向来宾介绍情况的，注意保守机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

第五条接待规格的确定

（一）高规格接待，陪客要比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽谈商重要事宜、下属企业领导来访汇报等情况。

（二）对等接待。适用于一般性接待活动。

（三）低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

第六条接待礼仪

（一）见面：原则为主动、热情、礼貌。

（二）接待：主动起迎，问明来意。

（三）安排交谈地点：

1、根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈。

2、比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间。

3、切记让客人久侯而无人问津。

4、客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

第七条接待礼仪：

（一）引见：首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。引见顺序为：

1、把身份放低、年龄轻的人介绍给年龄身份高、年纪大的。

2、按职务高低，依次介绍来客。

3、职务相同，先介绍年纪大的。

（二）行路：

1、陪同客人行路，请客人行于自己右侧。

2、乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门。

3、自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。

（三）其他：

1、穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度。

2、主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。

3、尊重不同和民族来宾的风俗习惯和礼节。

4、因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式道歉。

第接待内容和程序：

1、接受任务。弄清百毫年的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

2、布置接待。提出接待意见：接待部门、员工、规格、方式、安排、费用预算，并报上级批准。

3、迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车接。对于外宾安排迎送陪同人员和译员，要有与外边身份相当的对口、对等人员迎送。

4、看望、商议日程。来宾住下后，公司有关员工前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

5、安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。

6、组织活动实施。

(1)按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；

(2)举办宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定；

(3)进行参观游览。根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排份相当的陪同人员和解说员、导游。

7、住宿安排。按照公司安排确定，有特殊要求的请示总裁确定。

8、送别安排。根据来宾的行程安排，派人派车将来宾送往车站、码头或机场。第九条接待期间，应婉言拒绝来宾进入办公区域。由总裁或办公室批准者除外。

第十条涉及重大接待活动，需秘书处会同外联部协调执行。