医院人事档案资源的信息化管理

浅析医院人事档案资源的信息化管理

［摘要］ 改变传统的人事档案管理工作方法,推进办公自动化、实现信息资源网络共享和知识管理。管理方式由静态管理转向全面动态管理，实现档案管理信息化，加强与人才服务机构之间的沟通,做好人事档案管理工作为领导的决策提供可靠的依据。 ［关键词］ 医院； 人事档案； 信息化； 管理 １ 引 言

医院人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分，随着医疗卫生事业单位的人事制度改革和医疗改革的深入，医院管理更趋向科学化和规范化。医院规模不断扩大，医护人员和其他辅助人员不断增加，大量的、复杂的人员构成医院管理工作，尤其对人事档案管理工作形成了巨大的压力。医院信息化建设逐步提速，医疗部门、财价、设备管理等主干网络也相继实现信息化管理，医院人事档案信息管理更显得尤为重要。医院人事档案管理也必须由传统的管理手段向信息化管理转变，这是医院人事档案管理走向现代化的必然趋势。

２ 目前医院人事档案管理现状

目前大多数医院人事档案管理仍然基本上沿用传统的人事档案基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信息状况。在信息技术高度发达的今天，其局限性日益明显。

２．１ 档案管理意识淡薄

长期以来由于档案工作不能直接创造经济效益，因而在实际工作中出现档案管理可有可无的模糊认识，意识不到档案在人事管理工作中的重要性和必要性，只见直接，不看间接。 ２．２ 人工操作归档，费时费力，准确性难以保证

医院人事档案主要记载着工作人员的经历、学历、工资变动、职称晋升及奖罚等方面的原始记录。我院现有工作人员２ ０００余人，由于档案资料的增加或更新（如晋升工资、年度考核、学习进修等），许多材料需要同时归档，出现此类问题，不可避免地会发生归档错误。这样就需要将上千卷档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。

当前的人事档案所涉及的许多材料如果未能及时归档，遇到档案信息查询时，则档案信息的准确性不高。同时在个人考查、核定工资、家庭调查等情况时需调阅个人档案对原始资料进行查阅，多次查阅原件，难免发生档案损毁的情况，致使出现档性难以保证的情形。

２．３ 档案资料管理困难，利用率低下

目前的档案管理，因为还没有完全实行信息化管理，大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，要用人工方式完成，致使人事档案在使用过程中不能以最快、最简捷的方

式查找相关人事资料，极大地影响了工作效率。 ２．４ 档案管理人员自身素质较低

人员配备不齐，在有些领导眼里，认为档案管理工作是照顾老弱病残的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些资料，据了解我省从事医院档案管理工作的专职管理人员有７０多人，但没有一人是专业研究生毕业的，本科生专业毕业的也仅有几人，大部分都是半路出家，知识结构及其不合理，兼职人员多，变动频繁等现象在各单位普遍存在，这样势必影响档案管理工作的质量和利用。

３ 医院人事档案信息化管理的特点 ３．１ 档案信息化管理的优点

（１） 提高档案管理工作的效率。由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据，使用计算机管理医院的人事档案，在查询、统计时既可避免手工抄写出现的失误，又可减轻人事管理人员的劳动量，节省时间，提高工作效率，数据查询又快又准。 （２） 提高档案信息的利用率。医院是人才密集型产业，其人事档案在医院领导者知人、认人、用人过程中有着重要作用。使用信息化管理医院的人事档案，其速度快、精确度高、贮存量大、功能多、通用性强的特点，可以及时给医院领导决策提供准确、全面的人事信息，为医院的人员编制、人员调整、人才的中长期规划等诸

多方面提供可靠、详细的资料，极大地提高人事档案的利用效率。 （３） 延长档案原始材料的寿命。人事档案材料实现信息化管理后，档案信息的查询，以计算机查询为主，减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成原件磨损，有利于原始材料的完整保存，有效地延长了人事档案的寿命。 ３．２ 档案信息化管理的不足

医院档案信息化管理能为人事部门提供优质的服务，使档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也认识到档案管理信息化也有一些不足：① 档案信息的原始性及真实性问题。由于原始信息是经管理人员录入系统，所以形成的电子文件可能因为录入过程中的手误而出错，也可以被他人改动后而不留痕迹。② 档案信息资源的安全保密性问题。档案信息有很强的机密性，所以信息资源共享必须严格执行安全保密的规定，必须赋予权限，只有档案管理人员和主管领导能够查阅个人档案材料。增强人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失密、泄密现象的发生。③ 凭证价值问题。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。 ４ 健全与完善医院人事档案信息化管理体系 ４．１ 建立健全医院人事档案管理

信息化是当今经济和社会发展的大趋势，医院人事档案部门要积

极创造条件， 建立健全人事档案信息化管理，应做好以下几个方面：

（１） 提高档案管理人员素质，增强档案意识。重视人才培养，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，通过专业培训、进修学习、自学等形式提高管理人员的业务水平，逐步地建立档案管理人才梯队。 使他们成为掌握现代信息管理技术，熟悉档案业务，适应医院建设和发展的档案管理专业人员。

（２） 选用科学的、合理的档案管理软件系统。只有选用一套科学合理的人事档案信息系统，才能提高整体工作效率，加快人事档案信息化管理，提高人事档案信息资源的利用率，对今后医院档案信息化管理起很大的作用。

（３） 建立健全人事档案管理制度。人事档案管理只有通过实践的积累、研究的拓展，才能在一个较高的层面上架构人事档案管理信息的体系，并通过实践不断加以充实与提高，制定和完善行之有效的人事档案管理的各种规章制度，对档案的收集、整理、利用、保管等作出明确、具体规定。只有通过制定严格的规章制度并切实贯彻执行，才能使人事档案管理工作做到有章可循，从而形成有机的完整的人事档案管理信息体系。

（４） 重视人事档案信息系统的维护。人事档案信息系统是一个动态的系统，只有不断进行及时的更新和维护，才能使人事档案信息系统发挥最大作用。

４．２ 完善医院人事档案信息化系统的数据库建设

医院人事档案管理数据库的建设是一项长期的任务，随着人事信息管理网络的建立，对强化人事管理，提高工作效率，改进服务质量，有着十分重要的意义。医院人事档案信息化数据库的建设主要应包括以下内容：

（１） 建立医院人事档案基本信息数据库。包括医院职工姓名、性别、出生年月、学历、团时间、参加工作时间、职务、职称、工资、职业类别、年度考核、离退休时间等各项信息。

（２） 建立医院职工工资数据库。可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。

（３） 建立医院人事档案查询目录数据库，实现人事档案的快速查找。将工作人员按姓氏归类，依次录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时，只需运用“查找功能”，输入个人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。

（４） 建立医院人事档案材料目录数据库，便于档案目录的统一化、标准化。我院２ ０００余名工作人员，每年都积累了大量的档案材料，利用档案管理信息系统可将大量的信息材料通过计算机储存、归档、分类，实现档案信息的数据化。

综上所述，医院人事档案管理工作也应与时俱进，运用现代档案管理理论与人事档案信息化管理系统，对人事档案实行动态化管理和维护，在完善档案管理制度约束下，配备专职的人员，加快档案

的信息化建设，开发档案的利用价值，用人事档案人才资源库所提供的各种数据，对医院的各类人员情况进行动态的统计、分析和预测，有效地为医院的人才交流和医疗水平的提高提供可利用信息，为领导的决策提供强有力的保障。 主要参考文献

［１］ 胡玉蛾． 浅析数字化信息在人事档案管理中的应用［ｊ］． 中医药管理杂志，２０１１（７）：６８９．

［２］ 李扬，耿玲，张超． 在医院人事档案管理中运用数据库［ｊ］． 中国医药指南，２００９，２（７）：３６－３７． ［３］ 樊晓宇． 对医院人事档案信息化建设的思考［ｊ］． 陕西档案，２００９（６）．