内部控制手册第3部分-内控矩阵——4,3一般产品销售业务控制矩阵

业务目标 业务风险 控制点 1.接受客户订单与编制销售计划 经营风险：客户订单未经审核，分（子）公司营销部门承接客户订单，所有订单须由相关责任人核准，影响生产经营。 集中销售的化工产品，须衔接相关化工销售区域分公司提出的采购订单合规风险：产品销售不符合国家有关法律法规要求。 经营风险：销售计划编制不合理分（子）公司计划部门依据订单情况和生产计划，编制月度产品销售计或未按权限审批，影响生产经营。 经营销部门负责人审核后按规定权限报批。年度产品销售计划由分（子司经理审批。 2.客户主数据维护和信用审核 经营风险：未按规定维护客户主主数据维护员按审核后的客户信息在ERP系统中维护客户主数据。系统数据，不能实现系统控制。 信用主数据应为高风险级别或零信用。 经营风险、财务风险：信用审批分（子）公司营销和财务等部门共同建立客户信用动态档案，并至少每年不严，造成损失，影响财务报告。 新一次，由不相容岗位人员提出划分、调整客户信用等级的方案；根据客 信用等级和企业信用，拟定客户信用具体的限额和时限，经营销及部门负责人审核后，报分（子）公司经理或信用管理领导小组审批。财务门按照审批结果在ERP系统中维护客户信用主数据。 经营风险、财务风险：赊销不当分(子)公司相应责任人在客户信用限额内，按照规定权限签订赊销合同导致货款不能及时回笼，造成损订《货款回笼责任书》(单笔或汇总)。 失，影响财务报告。 对于不需签订《货款回笼责任书》的集中销售化工产品，应与相关化工 区域分公司协商，按约定时间办理货款结算。 3.确定销售价格 经营风险：未执行股份公司定价国家统配产品或股份公司内部配置产品的价格，由分（子）公司转发股份文件，造成损失。 司相关定价文件，营销部门按文件规定执行。 财务风险：交易不真实，影响财务报告。 合规风险：未执行国家定价产品价格，受到处罚。 经营风险：未经批准调整价格，其他产品价格，由分（子）公司价格领导小组结合产品市场情况具造成损失。 当价格需要调整时，营销部门根据实际，提出调整意见，报分（子）公司财务风险：交易不真实，影响财格领导小组审批。 务报告。 经营风险：未经批准调整价格，分（子）公司价格领导小组可根据实际，针对某些产品授予营销部门一造成损失。 度的价格浮动权，营销部门可结合自身及产品市场特点，将价格浮动权向实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。价格浮动权限执行人，必须严遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。 经营风险：未按规定维护价格主财务部门根据股份公司相关价格文件或批准后的价格在ERP系统中维数据，不能实现系统控制。 格主数据。 4.签订销售合同 经营风险：未按规定程序和权限在产品销售过程中，对于即时清结的现款现货部分，分(子)公司可根据签订合同，造成损失。 情况，决定是否签订销售合同。对需要签订销售合同的，应由业务经办财务风险：交易不真实，影响财按照经法律事务部审定的产品销售合同示范文本拟订合同，并经同级法律务报告。 务部门（岗位）审核后，由合同签订人员按规定权限对外签订销售合同合规风险：合同不符合法律法规。 对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门（岗位）审 进行实质性修改的，报法律事务部审核。 业务目标 业务风险 控制点 5.开票和收款 经营风险、财务风险：未及时收 分（子）公司财务部门根据客户付款情况在ERP系统录入收款凭证。分（取货款，造成损失，影响财务报公司营销部门根据已经签订的购销合同或客户到款情况在ERP系统维告；未按规定维护销售订单，不售订单和销量容差，开具发货通知单，必须注明有效期限。超出规定信用能实现系统控制。 度的须重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在 中一次性释放冻结的订单。对已完结的销售订单或过期的销售订单至少进行一次关闭清理。 对于集中销售的化工产品，分公司营销部门应及时确认相关化工销售区域公司提供的提货单（或IC卡），交化工销售区域分公司驻厂人员；子公司销部门须根据相关化工销售区域分公司提供的订单信息及时开具发货通单。 财务风险：开具不规范,影响分（子）公司营销部门依据系统发货凭证生成系统，财务部门根据系财务报告。 开具销售，并加盖印章。 经营风险、财务风险：货款结算纳入中国石化财务有限责任公司统一结算并销售中国石化系统内部单位不符合规定，造成损失，影响财产品，由财务部门审核等相关凭据后，通过中国石化财务有限责任公务报告。 在结算期内结算货款；中国石化系统外的赊销产品，由财务部门根据销售同（或协议）、等有关凭据收取货款。 6.发货 经营风险、财务风险：发货量有分（子）公司仓储部门验货人员清点装货数量与有效发货通知单(提货误，造成损失，影响财务报告。 一致后，由发货人员核准发货、开具出门证，并依据发货通知单（实际发量）在ERP系统中发货过账。 7.编制销售日报表 财务风险：截账不准确，影响财分（子）公司营销部门每日运行ERP系统销售日报表，核对销售量务报告。 统发货量是否一致。月末，营销部门核对系统发货量和实际发货量是否一如有差异，查明原因，并及时处理。 8.财务记账 财务风险：截账不准确，影响财分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的销售等有关凭务报告。 和收款记录，并与系统生成的会计凭证核对。月末，核对销售、系统票、财务总帐收入科目金额是否一致。 9.催收账款 应收账款核对、分析、催收，参见《应收款项管理业务流程》控制点、、10.月末盘点 财务风险、资产安全风险：未定月末，各分（子）公司生产、营销、仓储、财务等部门进行盘点核对，期盘点并处理差异，造成损失，差异，查明原因，及时处理。参见《存货管理业务流程》控制点。 影响财务报告。 11.分析与考核 经营风险：未按规定进行分析和分（子）公司营销部门每月进行经营活动分析，分（子）公司分管副经考核，导致管理信息失真，影响对销售任务完成情况，督促营销部门根据既定销售目标，调整后续工作部管理控制效果。 分（子）公司绩效考核部门依据考核办法，至少每季对营销部门进行考考核结果与奖惩挂钩。