文件控制程序 管制序号 编写 审核 核准 目 录 项 目 内 容 页 次 1 目 录 2 2 修 订 履 历 3 3 目 的 4 4 适 用 范 围 4 5 职 责 4 6 工 作 程 序 4-8 7 相 关 文 件 8 8 记 录 8 9 流 程 图 9 修 订 履 历 版本号 A01 章节 修订内容 初版发行 修订人 核准人 日期 姜茹雷 彭小春 2017.12.12 A02 4.2 增加4.2.1部门代码内容表格，如品质：5和6 PZ.. 4.2.2编码原则里增加部门代码，如三级文件 “HFH-WI -□□□”变更为“ HFH-WI/部门代码-□□□” 5和6相关文件和记录编号更新 杨锋 彭小春 2018.1.15 4.5.2 删除背面“原件受控”印章，更改为正面“受控文件”印章 A03 4.5.1 增加4.5.1文件的时效性如下： “一阶文件，时效为5年……” 4.6 删除4.6.1-4.6.3，重新细化文件签核流程，如：发行、会签、表单填写 杨锋 彭小春 2018.1.15 朱品权 朱品权 2018．9.15 2018.9.15 4.7.2 重新修改4.7.2中“文件需要更改……”更换为“涉及版本更换修改的文件……” 朱品权 2018.9.15 7 删除原有流程图更新新的流程图 朱品权 2018.9.15 1. 目的 为了对本公司质量/HSPM管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废销毁等全过程活动的管理，确保与质量/HSPM管理活动有关的部门和场合使用的文件的正确性和版本的有效性，防止使用作废文件，特制定本程序。 2. 适用范围 适用于与质量/HSPM管理体系有关的文件的控制，包括质量手册、质量/HSPM管理体系程序文件、作业指导文件和相关的技术资料以及外来文件等。 3. 职责 3.1（副）总经理或管理者代表负责批准质量管理体系程序文件，批准体系文件的会签和分发范围。 3.2 品保部负责公司体系文件的发放、回收、借阅、原稿保存及销毁的统一管理工作；负责组织各部门对现行体系文件进行评审；负责编制并更新厂内《程序文件清单》和《外来文件清单》。 3.3 各部门负责本部门相关文件的编写、分发文件的使用和保管。 4. 工作程序 4.1 文件的构成： 本公司文件的构成分为以下几个类型： a) 一阶文件：质量手册（包含质量/HSF方针、目标）； b) 二阶文件：程序文件； c) 三阶文件：作业办法/指导书、检验规范、流程类文件，各种工艺文件，外来文件，如国家地方性质量和环保法律法规和标准、客户的产品图纸/技术性文件、客户的质量/环保方面的标准等； d) 四阶文件：记录、表单证据性文件。 4.2 对本公司的质量/HSPM管理体系文件编号方法和版本规定如下： 4.2.1 部门代号: 4.2.2编码原则 a) 质量手册 编号:HFH-QM/部门代码-001 版本号：A0、A1、A2…… b) 程序文件 编号：HFH-QP/部门代码-□□□ HFH-SM/部门代码-□□□ 版本号：A01、A02、A03…… c) 作业指导书 编号：HFH-WI/部门代码-□□□ 版本号：A01、A02、A03…… d) 技术文件 编号：HFH-IS/部门代码-□□□ HFH-QC/部门代码-□□□ HFH-SC/部门代码-□□□ 版本号：A01、A02…… e) 工艺文件 编号：HFH-GC/部门代码-□□□ 版本号：A01、A02、A03…… f) 记录 编号：HFH-QR/部门代码-□□□ 版本号：01、02、03…… 1 HFH为本公司代码：□□□为流水号，一般按照文件编写的顺序号来编号，所[说明]○有文件和记录的流水号以不重复为原则。 2 QM、QP、SM、WI、IS、QC、SC、GC和QR分别为质量手册、质量程序文件、有害 ○物质管理规范、作业办法、检验规范、QC工程图、生产、工艺(SOP)文件和记录的代码，其它编号以此类推。 4.3 对外来文件的控制： 4.3.1 本公司外来文件包含：客户图纸、客户环保规范、客户产品检验/测试规范、体系标准文件和法律法规等。 4.3.2 客户图纸的接收窗口为业务或者工程部门，并由工程部门按照客户分类来统一管理，未经客户书面同意，严禁外泄,客户图纸的管控要求如下： a) 在工程制样（量试）阶段可以直接使用客户图纸，但需要屏蔽有关信息（如客户名称LOGO和机种等信息），可以采取涂黑或将图纸重要信息剪掉等方式,仅保留产品2D图和尺寸标注以及必要的备注信息。 b) 在量产阶段，客户图纸由工程对产品2D结构、尺寸公差、材料和客户环保要求进行解读后,再转换成厂内图纸，发行受控后才可以使用，此阶段不得使用客户图纸。 c) 客户图纸版本较多且更换频繁，为保密起见，客户图纸不录入外来文件清单中。 4.3.3 客户的环保规范、产品检验/测试规范的管控要求如下： a) 客户的环保规范、产品检验/测试规范的接收窗口为业务或者品保，并由品保部门负责保存，并编制《外来文件清单》，该文件清单每季度由品保部体系人员审查进行更新，（注：法律法规清单另行制定,参见4.3.4）。 b) 客户环保规范由品保部负责体系人员在解读后，将客户环保管控标准转换成厂内的《部品、材料环境物质管理规范》使用，禁止直接拿来使用。 c) 来自客户的产品检验/测试规范由品保部QE负责将客户的标准转化成厂内对应产品的检验/测试规范来使用，禁止直接拿来使用。 4.3.4 法律法规的管控要求： a) 国际公约组织和部门颁布的法律法规的由品保部体系人员负责收集，形成《适 用的法律法规清单》。 b) 品保部体系人员每季度对该清单进行审查,通过网站查询是否有法律法规更新，一旦有更新情况就及时更新《适用的法律法规清单》。 c) 品保部体系人员对收集来的法律法规进行合规性评估，评估法律法规的遵守部门和遵守情况,并形成《法律法规&合规性评估表》。 4.3.5 相关体系标准文件的管控要求： a) 品保部体系人员负责收集最新的体系标准文件，加入《外来文件清单》。 b) 体系标准文件可被引用作为质量/环境/SER管理体系设计和运行的指导性文件，可直接拿来使用，如ISO9001:2015标准文件等。 4.3.6 品保部每季度检查或更新一次《外来文件清单》，确保内部使用版本是最新版本。 4.4 文件的编写、评审和批准 公司所有文件在发布前需得到批准，以确保文件的适宜性(即文件的内容适合于公司及产品的情况)和充分性(即文件所表述的要点没有漏项)，具体要求如下： 4.4.1 一阶文件：质量（含质量/HSF方针、目标）手册由总经理授权管代负责编写，总经理审核后批准发布。 4.4.2 二阶文件：由品保部组织各相关部门依据体系条款涉及到的主要部门来编写，编写部门的负责人审核，相关部门进行评审，评审OK后在文件首页的会签栏签名以示评审同意，最后副总经理或管理者代表批准。 4.4.3 三阶文件：由各相关部门依据实际作业需要编写，编写部门负责人审核，涉及部门进行评审，评审OK后在文件首页会签栏签名以示评审同意，最后副总经理或管理者代表批准。 4.4.4 四阶文件：由各部门负责编制填写，部门负责人评审和批准。 4.5 文件的生效和控制 4.5.1 文件的生效：一阶文件在总经理批准日起生效；二、三阶文件经编写部门主管审核、相关部门评审OK并签名、副总经理或管理者代表批准后，依据该文件中《修订履历》上的生效日期为准；四阶文件以部门负责人批准日期为生效日期。 文件的时效性如下： 一阶文件，时效为5年，每年定期评估一次来年的质量目标。 二阶文件，时效为3年，可根据实际需求修改。 三阶文件，时效为2年，可根据实际需求修改。 四阶文件，时效为2年，可根据实际需求修改或作废。 4.5.2 文件的控制：一、二、三阶文件，需要发布的文件，用原件文件进行复印后在复印件的正面各页加盖“受控文件”章。 4.5.3 如因运行的需要而发行临时文件，临时文件的有效期从发行日期起不得超过2 周时间，发行单位需要在失效日期前发行正式版本文件。 4.5.4 所有现场使用到的文件需有唯一的编号和有效版本号来识别，并保持文件字迹的清晰和文件不被破损。 4.6 文件的发放和使用 4.6.1权责单位需要发行/修改文件时，应先编写相应文件（新编写的文件编号需向文控中心咨询申请），并且填写《文件发行/变更通知单》中“通知类型、文件编号、名称、版本、总页数、原因、制定单位”等信息，如果需修改的文件，还需填写“变更前说明、变更后说明”等信息。 4.6.2 文件完成后需权责单位发起会签，如有涉及到其他部门，需通知其他部门参加会签会议，并会签《文件发行/变更通知单》。 4.6.3 文件由文管中心依据签核部门进行统一分发，原档保存至文控中心，发放复印档案。发放的文档必须加盖文控中心章，否则视为无效进行追责。 4.6.4 文件接收单位需填写《文件发放/回收记录表》，标明接收的文件名称、文件编号、版本号，签字确认后交接文档。 4.6.5 现场使用的文件保持有效版本的适用文件，不得使用未经受控的文件、旧版文件或作废文件。 4.7 文件的更改和再批准 4.7.1 公司内部组织结构发生重大调整，产品、过程和质量/HSPM管理体系发生重大变化，或外部法律、法规和标准发生变更时，应及时更改相应的文件。 4.7.2 涉及版本更换修改的文件，需填写《文件发放/回收记录表》，标明回收的文件名称、文件编号、版本号，回收上版发行的文件档案，回收后再分发新版文档。 4.7.3 更改后的文件需再次得到批准,参考4.4-4.6作业。 4.7.4 技术性和工艺性文件的修改，直接由原单位主管批准后，交品保部受控后发行。 4.8 文件的保存、作废、回收和销毁 4.8.1 品保部统一保存所有文件的原稿及其《文件发放/回收记录表》，编制并及时更新《程序文件清单》，并注明版本的最新状况。各部门负责保存相关的带有受控章的副本文件，文件保存应便于查阅。 4.8.2 旧版文件不适用需要作废时，由品保部负责在旧版文件上盖“作废文件”章。 4.8.3 当新版的文件发行时，由品保部在发行日当天收回旧版文件，现场不得有旧版的文件存在，回收回来的旧版文件加盖“作废文件”章，并将回收情况记录在《文件/发放回收记录表》中。 4.8.4 回收的旧版文件经管理者代表同意后进行销毁处理，并记录在《文件销毁记录表》里。 4.9 品保部每年至少一次对公司的文件进行全面检查，检查各类在使用文件的有效 性，发现问题及时处理，并且每年结合管理评审对现有体系文件进行评审，评价体系文件的持续适宜性、充分性和有效性，必要时予以修订。 5. 相关文件 5.1 《记录控制程序》（HFH-QP/PZ-002） 6. 记录 6.1 《文件发行/变更通知单》(HFH-QR/PZ-001) 6.2 《文件发放/回收记录表》(HFH-QR/PZ-002) 6.3 《文件清单》(HFH-QR/PZ-003) 6.4 《文件领用申请单》(HFH-QR/PZ-004) 6.5 《文件销毁记录表》（HFH-QR/PZ-005） 6.6 《外来文件清单》（HFH-QR/PZ-006） 6.7 《适用的法律法规清单》 6.8 《法律法规&合规性评估表》 6.9 《部品、材料环境物质管理规范》(HFH-SM/PZ-001) 7. 流程图：
