青年与社会２０１５年１２月下ｇ３６期，￣ｇ６１８期 大数据背景下高校档案工作的若干思考 葛 鹂 （淮阴师范学院档案室，江苏 淮安２２３３００） 一【摘要】高校档案工作在大数据时代机遇与挑战并存。文章通过分析大数据时代背景下高校档案工作的现状及面临的 些问题，提出改进高校档案工作的一些举措。从高校档案信息服务能力、收集能力及信息安全等旁面，探讨了大数据背景 下高校档案工作今后的发展思路。 【关键词】大数据；高校档案工作；思考 全球著名咨询公司麦肯锡在２０１１年５月发布的《大数 据：创新、竞争和生产力下的一个前沿领域》报告中首次提 出了“大数据”的概念。关于大数据主要的特征，一般认为 有四个方面。其中数据量巨大与数据类型多样，是其中两个 主要特征。在大数据时代，信息的种类不断丰富，信息的数 量巨量增长。高校档案工作作为信息资源管理的一种，必然 会受到影响，进而会形成新的发展特征。首先，档案信息的 数量增多。传统的工作模式由于信息技术的发展发生了很大 的变化，高校各部门已广泛地应用了办公自动化等管理软件， 大量数据和信息由此产生，这些信息大部分具有不同程度的 价值，应该作为档案收集范围。其次，档案信息种类不断增 多，除了各种格式的办公文档，还有图片、视频、音频、网 页等。目前高校档案馆的馆藏数据量不断增大，逐步实现从 ＴＢ级别向ＰＢ级别的跳跃。另外，大数据时代高校档案用户 信息的需求在不断增加，涉及管理、教学、科研、基建、招 生就业、校园文化等各个方面。随着高校从规模扩张转变为 内涵发展，各高校逐渐重视自身特色档案等专项档案的建设。 另外，随着社会的发展，高校档案用户对各种类型档案信息 的需求也在不断增加。 一、高校档案工作的现状及存在的一些问题 （一）不完善的档案服务方式 长期以来，高校档案部门形成了“重保管，轻利用”的 工作模式。传统的高校档案管理主要局限于纸质档案，声像 及电子档案数量不太多。主要是以文书管理为管理的主要内 容，为校内各级管理部门及校友作为主要服务对象，服务内 容较单一，主要是提供简单的目录或全文信息。另外，在服 务方式上，用户要到档案部门办理相关审批手续。传统档案 部门的服务的理念是被动式的，档案管理效率较低，使用者 不太满意。面对大数据时代，传统的高校档案服务模式显然 已不能很好地满足各类社会组织和个人对高校档案信息的日 益增长的需求。 （二）滞后的档案信息服务能力 高校档案信息的数量和质量在大数据时代在不断激增， 这对档案管理系统的信息存储和数据分析从硬件到软件提出 了更高的要求。据调查，目前档案利用较普遍地采用借阅、 复印等形式。虽然不少高校都已经应用了档案管理系统，但 通过管理系统开展对档案信息的分析和加工的不多。在检索 上，档案管理系统大都存在查全率和查准率低的状况，提高 档案信息的检索效率，是今后需要解决的问题。 （三）凸显的档案信息安全问题 大数据时代，各类信息资源的开放和共享对硬件和软件 有很高的要求，目前全国大部分高校档案部门已开始信息化 建设，但是因为没有统一的标准，基本上是各搞一套，这导 致档案信息标准化程度较低，这给档案信息的安全带来了威 胁。另外，由于当今时代新生事物层出不穷，国家层面的档 案立法一般总是滞后，跟不上档案信息化的发展速度。 二、高校档案工作的改进与对策 （一）进一步提升档案信息服务能力 在大数据背景下，高校档案馆信息服务能力的提升需通 过大力加强信息化建设来实现。全面开展馆藏档案数字化加 工，努力实现“存量档案数字化”。主要通过扫描纸质档案、 照片档案，转成电子档案；通过对实物档案数码拍照，转化 为数字资源。有了上面建设的基础，进而搭建档案信息管理 系统。因为巨量数据在不断增加，故系统应具有可扩展性。 另外为方便档案用户查询快捷、有效，档案信息管理系统应 具备良好的检索功能。最后，高校档案馆要增强信息服务能 力。例如，明确档案管理与教育教学改革互动的重要意义， 建立与时俱进的新理念，做好主动服务工作，建设相应需要 的馆藏，对教学管理人员提供全面综合性的档案信息，对教 师提供关于国内外高校教学改革动态、相关专业人才培养方 案、相关教学理论和方法，以及学生的优秀毕业论文、学科 竞赛、技能大赛等档案材料。又如，近几年随着国际化办学 的发展，高校学生出国深造的人数正在逐年增多，不少学生 纷纷来到档案馆要求出具中英文成绩单和学位、学历证明， 档案馆一般只是提供学籍档案查询服务。这里可以做出独具 特色的档案信息加工产品，即开发一个实现学生成绩的自动 翻译成绩管理系统，进而制作统一、规范的出国成绩单和学 位、学历证明书。从长远看，高校档案馆要针对用户的信息 需求，在掌握庞大数据的基础上，通过专业化“加工”，如 信息分析、数据挖掘等多种手段来提供有价值的信息产品。 要加大信息技术在档案管理系统中的应用力度，提高数据的 有效利用率。注意运用“微信、ＱＱ与二维码技术”等大众 交流工具，实现各部门、各环节之间的高效沟通。 （二）着力提高档案信息收集能力 高校档案是在教学、科研、管理等大量活动中形成了巨 量的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载 体的历史记录，它是真实、可靠的信息资源。高校档案部门 应针对大数据时代档案信息的特征，扩大收集范围，丰富馆 藏内容，优化馆藏结构。大量电子文件随着信息技术的发展 和办公自动化的普及而不断产生。电子文件与传统的纸质文 件不同，其形成、运行和归档过程要予以关注，确保文件的 真实性、完整性和有效性。这就对档案管理提出了新的要求， 规范的制度、工作程序、可靠的安全防护技术措施、安全保 密规定和防范对策是必要条件。其次，高校档案工作要在原 有收集范围的基础上，增加对著名校友、科研成果、历史文 化等类型档案的收集。形成自已的特色馆藏档案。另外，要 关注各种媒体上产生的档案资源，主动收集互联网等各种媒 介上与本校相关的有价值的信息，构建一些专项档案。 （三）大力加强档案信息安全工作 大数据时代背景下，高校档案工作要加强信息安全管理， ２０１５．Ｖ０Ｌ．６１８．Ｎ０．３６・１１５・ 青年与社会２０１５年１２月下 第３６期总￣ｇ６１８期 新媒体环境下以高校思想政治教育引领生涯辅导路径探析 刘 薇 （天津理工大学 自动化学院，天津３００３８４） 【摘要】随着信息技术的迅猛发展和网络技术的广泛应用，网络深入影响到大学生的学习和生活中，甚至渗透到他们 的思想观念里。新媒体环境对于高校思想政治教育与生涯辅导带来了前所未有的冲击与挑战。文章梳理了高校思想政治教育 的平台要素及传统生涯辅导模式面临的挑战，提出了新媒体环境下以思想政治教育引领生涯辅导的新模式。 【关键词】新媒体；大学生；思想政治教育；生涯规划 生涯规划教育是高校思想政治教育的重要组成部分，二 者在教育目标、教育形式和内容上均有共通点。《 关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》、 《关于进一步加强和改进新形势下高校宣传思想工作的意见》 中提出，新形势下大学生思想政治教育要与择业就业相结合， 与创新创业相结合，努力拓展有效途径，将大学生思想政治 教育与生涯辅导提到了新的高度。近年来，随着互联网、通 信工程等网络传播技术的飞速发展，各类媒体交互作用产生 了多种信息传递方式，带给人们便利的同时，也对高校学生 的行为习惯、政治态度、价值取向、人生观等产生影响。因 此，如何有效利用新媒体平台，建设完善的大学生思想政治 教育网络平台，并以此引领生涯规划教育顺利开展，成为各 大高校思想政治教育工作的关键之一。 新媒体环境下高校思想政治教育平台要素分析 大学生思想政治教育与生涯规划教育具有目标一致、形 式互补、内容相同等特点。因此，需要深入剖析其关键要素， 调动以下四要素积极参与。 一工作有效开展。专业教师是连接学生专业学习与思想政治教 育的重要纽带，能对学生存在的问题进行引导和解惑。高校 应强化专业教师业务培训，切实发挥其主导力量。 （二）客体——大学生 大学生群体是高校开展思想政治教育的客体。新媒体的 传播改变着大学生的人际交往和社交方式。相关调查显示， 大学生大部分课余生活被互联网占据，半数以上的大学生除 了上课和睡觉，大都“宅”在宿舍中，自制力差，自我管理 能力低。新媒体以海量的信息、快速的传播和快捷的应用等 优点使大学生的思维得到了前所未有的自由空间，他们乐于 就社会热点、个人成长及就业等方面问题沟通思想、交换意 见、分享心得，性和自主性较强。 （三）载体——网络平台 、（一）主体——高校 思想政治教育要走科学规范化发展的道路，离不开学校 领导和各部门的重视。高校思想政治教育工作需要由各高校 牵头，各个机关部门、学院、教师和学生干部共同配合 完成。只有将其真正纳入到大学生教育与培养的重要环节， 才能保证思想政治教育具备强大的指导力量。 辅导员是高校思想政治教育的中坚力量，在新媒体环境 下以思想政治教育引领生涯规划教育，必须提高辅导员的专 业化、网络化水平，制定相关调动其工作积极性，保障 构建信息安全保障体系。首先，要以技术为支撑，加强对信 息安全的全程管理。一方面，应用支撑环境通过数字证书等 先进技术保证电子档案的凭证性和依据性。另一方面，要保 证电子档案从封装、传输、归档到保管和利用过程中的信息 安全。应通过密码技术、监控技术等设置严格的访问控制， 加强隐私和保密管理。要严格定义档案的开放标准，对电子 档案安全级别要实行划分，并根据不同的级别和权限进行访 问控制。在确保信息安全的前提下，促进档案数据信息的共 享和利用。 三、结语 网络平台的加入丰富了思想政治教育的载体和途径，也 增加了工作的复杂性。高校要全面夯实校园网络建设，营造 科学、积极、健康的网络文化氛围。 １．网站。高校应结合新媒体多样化与内容丰富的特点， 着力开发贴合本土学生特点，适合青年学生的思想政治教育 网站。丰富网站内容，形成“广而全”的内容池。充分发动 往届毕业生、专业指导教师的力量，为高校提供宝贵资源与 渠道。 ２．微博。越来越多的大学生喜欢以微博为手段记录生活、 展示自我。思想政治工作者可以建立教育平台和信息库，同 时注意发布信息的实时性，注重实时推送与扩大受众群体。 在用户活跃时间点（７点、１２点、２０点、２２点）发布“热 点新闻、先锋、职业测评”等版块信息；使用清新通俗 这种情况，要加强队伍素质建设，尤其是在政治素质和业务 素质方面，同时可采取脱岗进修的方式挖掘现有人才的潜力 与引进专门人才相结合的方式来解决目前高校档案管理人才 匮乏的问题。 参考文献 『１】侯英杰．“大数据”背景下高校档案工作发展思路探 析Ｕ】．城建档案，２０１５（６）． 『２１张淑芳．浅议“大数据”时代下的电子档案建设趋势 档案管理，２０１３（１１）． ｆ３１张海燕．大数据时代用户需求视角下高职档案信息服 务模式应用的研究Ｕ１．电子技术与软件工程，２０１５（４）． ［４］王楠．简析电子政务与电子档案之间的关系Ｕ】．科技 风．２０１３（７）． 档案管理是高校管理的基础性工作。大数据时代，我国 高校已从粗放外延式发展进入到提高内涵发展的新阶段。这 对高校档案管理带来了新的机遇和挑战，集中表现在档案信 息材料巨量增多，对信息需求的程度更深，对服务的手段要 求更高。关于这些问题的对策与举措我们在前面作了一些初 步的探讨。另外，高校档案部门普遍面临着现代管理及技术 人才匮乏的问题，尤其是云技术等方面的人才，同时也缺乏 具备为各种专题进行档案材料深层次开发能力的人员。针对 ・作者简介：葛鹂（１９７１．０４－），女，淮阴师范学院档 案室，馆员，研究方向：档案管理。 ｌ１６・２０１５．Ｖ０Ｌ．６１８．Ｎ０．３６
