售后配件管理制度

杭州东城电子有限公司 No 0 1 文件名称:售后服务部配件管理制度 2016/10/21 生效日期： 修改日期 2015/12/31 2016/10/14 修改人 单丽芬 单丽芬 文件编号:ZD-SH-07-2015 修改次数:R1 页码: 2 / 11 初始发布 增加了4.1.3仓库主管接到“配件申请单”本着返回数量和发放数量一致的原则审批，允许区域有备件库存，仓库主管根据区域报上来的数据分别录入T+各区域库,配件申请审批后仓库主管计入T+系统生成调拨单交发货员领用发放。 4.1.5售后仓库管理人员每月底打印领料明细表表单内容和申请单一样，由区域负责人签字并回售后部账务员将配件领用清单提交财务部。由财务部进行相关账务处理； 4.1.6驻外人员维修换回的旧件粘贴失效件标签，标签内容需要完整； 5.1配件返回，时邮件形式发给仓库主管“失效件清单”，对于失效件返厂清单（站点维修更换下来的时间是上月26日至本月25日），失效件包装好附上清单，清单上区域负责人签字，然后失效件实物，确保在每月月初15日前返回总部，情况特殊的故障配件要及时返回； 配件申请单上多加了一个保内/保外，注：本着配件返回数量和申请配件发放数量一致 失效件清单，有对应的柜体编号、制造号和配件型号有的要注明，没有可不写，其他务必标明。 受控状态 编制/修订 批准 1. 目的

审批 保管部门 1.1为规范工程服务配件的申请、使用、返修和库存管理，提高服务配件的使用效率，合理控制服务成本支出，杜绝服务材料浪费，特制定本制度。 2. 范围

杭州东城电子有限公司 文件名称:售后服务部配件管理制度 2016/10/21 生效日期： 文件编号:ZD-SH-07-2015 修改次数:R1 页码: 3 / 11 2.1本制度适用于售后服务部门。 3. 职责

3.1售后服务部负责配件申领、发放使用、返修及收款； 3.2公司生产管理部负责接收配件申请、库存及发放、发运； 3.3公司财务部负责配件销售账务管理及成本核算。 4. 内容 4.1配件申请

4.1.1配件申请分为储备用配件申请及维修用备件申请；

4.1.2所有申请配件统一由售后区域主管申请，需要申请配件时以邮件形式发送给售后服务部仓库主管，详细说明配件类别（寄存柜／包裹柜）、物料编号、用途、客户名称、收货人、 收货地址及联系电话（参考详见表单7.1配件申请单）并及时做好台账；

4.1.3仓库主管接到“配件申请单”本着返回数量和发放数量一致的原则审批，允许区域有备件库存，仓库主管根据区域报上来的数据分别录入T+各区域库,配件申请审批后仓库主管计入T+系统生成调拨单交发货员领用发放。 过程中分别不同情况，进行以下操作：

a)属于已停产的配件查询部门配件库存，有库存的直接发货；库存无现货的由仓库主管向生产部门申请；如生产部门无配件，向生产下单制作后领用；

b)属于在销售产品的配件，售后服务部仓库主管统一向生产部门申请领用。生产部门接到配件领用申请，有库存的直接通知配件管理员领用；无库存的报仓库主管向生产部做计划。配件采购到货或制作完成经检验合格后办理入库，通知售后服务部仓库主管办理领出手续； 4.1.4配件管理员负责配件装箱、发货，并跟踪配件的物流状态，区域服务人员核对到货并反馈信息，配件管理员收到收货确认；

4.1.5售后仓库管理人员每月底打印领料明细表表单内容和申请单一样，由区域负责人签字并回售后部账务员将配件领用清单提交财务部。由财务部进行相关账务处理；

4.1.6驻外人员维修换回的旧件粘贴失效件标签，标签内容需要完整，失效件应妥善保管包装好，有维修价值的清理、打包及时寄回公司修复，避免途中破损；无维修价值的先集中保存，等待公司后续统一处理通知。 5.1配件返回

5.1.1有配件返回时，区域主管以邮件形式通知售后服务部仓库主管，邮件形式填写参考

杭州东城电子有限公司 文件名称:售后服务部配件管理制度 2016/10/21 生效日期： 文件编号:ZD-SH-07-2015 修改次数:R1 页码: 4 / 11 （详见7.2失效件清单）失效件返厂清单（站点维修更换下来的时间是上月26日至本月25日）并及时做好台账，失效件包装好附上清单，清单上区域负责人签字，然后失效件实物，确保在每月月初15日前返回总部，情况特殊的故障配件要及时返回，具体按照《失效件管理办法》执行；

5.1.2仓管员收到返回的配件后，核对“返回配件清单”，确认无误登记相关信息；核对有误，即时与当事人联系确认，查明差异原因后，据实登记相关信息，仓管员在配件清单上签字后交仓库主管录入T+17库；

5.1.3对返回的配件，由仓管员进行检验，检验合格的，按以下规则办理入库手续： a)属于当前在销产品自提柜的配件不能自行修复的返供应商，可以修复的修复检验完成，入售后备件库15库。

b)寄存柜、信报箱配件由仓管员自行修复检验合格后开据入库单录入15库； c)属于停产产品的配件，售后仓库自行修复检验后，入售后仓库15库；

d）不能修复的统计报废清单交仓库主管录帐后报检验部、财务部、综合办定期报废。 5.1.4已超出保修期的，由售后仓库负责修复并检验，检验合格后按以下规则办理入库手续， 录入15库，不能修复的返供应商做配件修复，标记质保期内和质保期外，即时通知采购部联系供应商更换；交接过程中做好交接单。 6.1配件发放

6.1.1 配件发放员接配件主管审核签字的配件申请单仓库领料，打包发货。

a）售后仓库配件不齐，报仓库主管向中心仓库调拨，入库后重新发放。 c)配件不齐先发现有配件，少发的部分报仓库主管，据实录帐。

b）配件型号可替换的需在领料单上注明反馈到仓库主管据实录入T+区域库

6.1.2配件发放打包内附配件清单，区域收到配件后核实配件信息，并回复邮件到仓库主管。 6.1.3备件物流周转、运输要求（含发货、退货）

6.1.4备件物流按打包要求，保证物流在周转、运输过程中得到有效保护，特要求如下： A)硬件类：一律采用单独原包装发货（如触摸屏、广告屏、工控机、交换机、监控主机、 路由器、吞卡机、打印机及探头等等），如下图：

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B)箱门/包扎喷涂类、强电箱/弱电箱类：采用大小与物料匹配的周转箱打包，要求物料之间用珍珠棉隔 开，如纸箱内部剩余过多时，需用填充再封箱，如下图：

C)小板、锁类：小板采用车间回收的防静电袋包装，然后放入适中大小的包装盒（上下放入缓冲泡沫）；锁采用周转箱装箱发货，如下图：

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注：1、除原包装箱发货外，其他一律需清除原外箱标签，重新备注内含物流信息；

2、如箱内空间剩余过多时，需用填充物充实（如报纸、珍珠棉等）；

3、市场更换后的备件物流一律采用原发货包材打包（标注故障信息）退回公司仓库。

7.1配件核算办法

7.1.1区域申请的新配件按配件成本价计入区域配件成本，二手配件按新配件成本价的50%计算成本；

7.1.2备用配件以借出形式发放，如有故意损坏或遗失，责任人按全额赔偿；

7.1.3所有配件必须返回，收费维修客户旧件不肯发还的，要在维修单上注明并请客户签字，同时留下客户联系方式，经公司核实后按配件返回处理；

7.1.4配件应妥善保管，配件返回时应注意包装仔细，避免在运输途中损坏，否则，造成配件损坏或遗失的，按配件销售价格由当事人全额赔偿；

7.1.5区域售后服务部人员人事变动时，应对配件交接无误后，才能结清工资。

8.相关流程图 和表单 8.1配件申请流程

8.2配件返回（失效件）流程 8.3《配件申请单》

8.4《失效件清单》 9.附则

9.1本制度自发布之日起施行，由公司售后服务部解释并修改。 10.附件

杭州东城电子有限公司 文件名称:售后服务部配件管理制度 2016/10/21 生效日期： 综合办 财务部 生产部 营销中心 研发中心 国际业务部 质量部 大客户部 文件编号:ZD-SH-07-2015 修改次数:R1 页码: 7 / 11 本文件如需要相关部门对内容的进行会签确认，签字表如下：

售后服务部 销售管理部 采购部

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配件申请单

申请日期： 年 月 日

区域： 申请人： 联系电话： 物料编号 配件名称 规格型号 单价 申请数量 申请类型 合计 申请金额合计人民币（大写）： ¥. 工程服务部经理审 配件管理员签名 核 生产部门审核 仓库管理员签名 注：本配件申请单，申请配件时知道是保内/保外的请标识。 本着配件返回数量和申请配件发放数量一致。

保内/保外 杭州东城电子有限公司 文件名称:售后服务部配件管理制度 2016/10/21 生效日期： 文件编号:ZD-SH-07-2015 修改次数:R1 页码: 11 / 11

失效件清单

交寄日期： 年 月 日

区域： 经办人： 联系电话： 快递单号：

序号 客户 站点名称 柜体编号 柜造号 安装日期 配件物料号 名称/品牌 配件型号 室内/室外 保内/保外 故障原因 故障解处理日备注 决办法 期 注：本失效件清单，有对应的柜体编号、制造号和配件型号有的要注明，没有可不写，其他务必标明。