在管理费用催款通知单的存档过程中，需要遵循以下规范：
建立统一的存档管理制度：制定明确的文件存档管理制度，包括存档责任人、存档流程、存档标准等，确保每份费用催款通知单都能按规定存档。
分类归档：按照费用催款通知单的日期、项目或部门等标准进行分类归档，便于日后查找和管理。
采用电子化存档：建议将费用催款通知单进行电子化存档，便于管理和检索，同时可以减少纸质文件的使用和存储成本。
定期清理和归档：定期清理存档文件，及时归档历史文件，保持存档系统的整洁和高效。
保密性和安全性：确保存档文件的安全性和保密性，采取措施防止信息泄露和文件丢失。
备份和恢复：定期对电子化存档文件进行备份，以应对意外情况导致文件丢失的情况，确保文件的完整性。
培训和监督：对存档责任人进行培训，确保其了解存档管理制度并能正确操作，同时进行监督和检查，确保存档工作的规范和及时性。
一个案例是，某公司在进行费用催款通知单存档管理时，建立了电子化存档系统，将所有费用催款通知单按照日期和项目分类存档，并设定了专门负责存档管理的人员。每月定期清理存档文件，将历史文件归档备份，并定期进行存档系统的安全检查。这样，公司在需要查找费用催款通知单时能够快速准确地找到，并确保文件的安全性和完整性。
综上所述，建立统一的存档管理制度、分类归档、电子化存档、定期清理和归档、保密性和安全性、备份和恢复、培训和监督是规范费用催款通知单存档管理的关键步骤。通过遵循这些规范，可以有效管理费用催款通知单的存档工作，提高工作效率和信息安全性。