在确定费用催款通知单发送时机时，管理者需要考虑以下几个因素：
客户付款历史：首先，管理者应该分析客户的付款历史，了解客户是否有延迟付款的情况。如果客户经常延迟付款，可能需要提前发送催款通知单。
合同约定：查看与客户签订的合同中关于付款时限的约定，根据合同规定确定催款通知单的发送时机。
现金流状况：管理者需要关注公司的现金流状况，确保及时收回应收款项以维持正常经营。
催款策略：根据公司的催款策略，设定合理的催款周期和频率，确保及时催款但又不会影响客户关系。
自动化系统支持：可以考虑使用财务软件等自动化系统来帮助管理者确定催款通知单的发送时机，根据设定的规则自动发送通知。
在实际操作中，管理者可以根据以上因素综合考虑，制定一个明确的催款通知发送策略，并根据具体情况不断调整和优化。
举例来说，假设某公司的客户通常在付款期限后15天左右才会付款，而公司又有资金周转需求，管理者可以考虑在付款期限后第16天发送第一封催款通知，然后在第30天发送第二封，以提醒客户及时付款。